Lana Ilyna

Ассистент руководителя в онлайн-проекте — это одна из самых востребованных профессий последних лет. Онлайн-бизнес растёт очень быстро: появляются новые школы, эксперты, курсы, агентства, блоги, магазины и сервисы. И практически каждому руководителю в какой-то момент нужен человек, который поможет держать всё под контролем.

Я работаю ассистентом в онлайн-школах уже более 10 лет и могу сказать — со стороны эта профессия кажется простой, но внутри она намного глубже и интереснее. Ассистент — это не просто помощник. Это человек, который помогает руководителю не утонуть в задачах, хаосе и бесконечной загруженности.

В этой статье я хочу поделиться опытом и рассказать, чем на самом деле занимается онлайн-ассистент, сколько может зарабатывать, где искать работу, как пройти собеседование и почему эта профессия так подходит тем, кто только начинает зарабатывать в интернете.

Ассистент руководителя. Зачем нужен в онлайн-проекте

Когда человек только начинает свой онлайн-проект, он обычно делает всё сам: отвечает клиентам, ведёт соцсети, организовывает встречи, проверяет оплаты, решает проблемы. Но чем больше становится проект, тем больше появляется задач. И в какой-то момент руководитель начинает работать буквально без выходных. И вот здесь появляется ассистент.

Главная задача ассистента — разгрузить руководителя и взять часть задач на себя, потому что, если руководитель занимается всем подряд, у него не остаётся времени на развитие бизнеса. Ассистент помогает убрать этот хаос.

Например, ассистент:

• ведёт календарь руководителя;
• следит за расписанием;
• напоминает о важных встречах;
• контролирует дедлайны;
• помогает команде;
• решает организационные вопросы;
• отвечает клиентам,
• помогает в запусках курсов.

По сути, ассистент становится человеком, который помогает всей системе работать спокойно и организованно. Особенно сильно это чувствуется в онлайн-сфере, потому что здесь всё происходит очень быстро. Сегодня запуск курса, завтра вебинар, послезавтра набор сотрудников, потом реклама, продажи, обучение клиентов и ещё десятки процессов одновременно.

Без ассистента руководитель начинает тонуть в рутине.

 

Ассистент руководителя — это личный помощник

Очень многие думают, что ассистент — это человек, который просто выполняет мелкие поручения, но в реальности всё намного серьёзнее. Хороший ассистент со временем становится правой рукой руководителя, личным помощником.

Например, опытный ассистент может заранее:

• подготовить документы;
• перенести лишние встречи;
• предупредить команду;
• решить конфликт;
• организовать процесс;
• напомнить о важном дедлайне.

В онлайн-проектах особенно ценятся ассистенты, которым можно доверять, потому что они имеют доступ к важной информации, перепискам, оплатам, клиентам и внутренним процессам онлайн-проекта.

Руководителю даже не нужно каждый раз всё объяснять. Именно поэтому хорошие ассистенты ценятся очень дорого, т.к. найти человека, которому можно доверять — сложно.

Для ассистентов важны такие качества, как:

• ответственность;
• честность;
• адекватность;
• спокойствие;
• умение хранить информацию.

Иногда ассистент становится настолько важной частью проекта, что без него работа просто останавливается. Я знаю несколько случаев, когда после ухода сильного ассистента руководителю приходилось несколько месяцев восстанавливать процессы.

 

Обязанности ассистента руководителя

Это, наверное, один из самых частых вопросов у новичков. Многие хотят понять: что именно делает ассистент каждый день? И здесь важно понимать, что обязанности очень зависят от проекта и самого руководителя — в одном проекте ассистент больше работает с документами, в другом — с клиентами, в третьем — помогает всей команде.

Но есть основные задачи, которые встречаются чаще всего:

• Работа с календарём
  • записывает встречи;
  • переносит созвоны;
  • напоминает о звонках;
  • планирует график;
  • следит, чтобы не было накладок.
• Контроль задач — ассистент следит за тем, чтобы команда не забывала о дедлайнах. Например:
  • дизайнер должен сдать макет;
  • монтажёр — видео;
  • куратор — проверить домашние задания;
  • маркетолог — подготовить рекламу.

Ассистент напоминает, уточняет, проверяет и помогает всем двигаться вовремя.

• Общение с клиентами — ассистенты отвечают клиентам в соцсетях, почте, CRM-системах. Важно уметь общаться спокойно и вежливо, даже если клиент раздражён или задаёт много вопросов.
• Работа с документами — ассистенты оформляют:
  • таблицы;
  • отчёты;
  • презентации;
  • инструкции;
  • файлы;
  • договоры.

Не обязательно быть профессиональным дизайнером или бухгалтером. Но базовая аккуратность очень важна.

• Поиск информации. Иногда руководителю срочно нужно:
  • найти подрядчика;
  • подобрать сервис;
  • изучить конкурентов;
  • собрать информацию;
  • найти площадку или специалиста.

Ассистент помогает быстро решить такие задачи.

• Организация процессов. Чем опытнее ассистент, тем больше организационных задач ему доверяют. Например:
  • собрать команду на встречу;
  • организовать запуск курса;
  • подготовить вебинар;
  • проконтролировать оплату;
  • распределить задачи.

Иногда задач очень много и они совершенно разные. Сегодня нужно оформить презентацию, завтра найти подрядчика, а послезавтра срочно решить проблему с клиентом. Поэтому ассистенту важно быть гибким и уметь быстро переключаться между задачами.

 

День ассистента руководителя

Работа ассистента редко бывает спокойной и предсказуемой, поэтому эта профессия подходит не всем. Если человек любит идеально одинаковые дни и чёткую рутину — ему может быть тяжело.

Обычно утро начинается с проверки сообщений. За ночь может накопиться:

• много сообщений в рабочих чатах;
• новые задачи;
• переносы встреч;
• вопросы клиентов;
• сообщения от команды.

Дальше ассистент проверяет план на день:

• какие встречи сегодня;
• какие задачи срочные;
• кому нужно напомнить о дедлайнах;
• что нужно подготовить.

Иногда утро проходит спокойно. А иногда уже в 9 утра начинается настоящий хаос.

Например:

• подрядчик сорвал сроки;
• клиент требует срочный ответ;
• руководитель заболел;
• вебинар переносится;
• команда не понимает задачу;
• сломался сервис.

И ассистенту приходится быстро всё организовывать.

В течение дня может быть огромное количество переключений между задачами. Например:

• ответить клиенту;
• проверить таблицу;
• созвониться с подрядчиком;
• отправить файл;
• перенести встречу;
• написать команде;
• найти информацию;
• оформить документ.

Задачи не сложные, но ассистенту важно уметь сохранять спокойствие, быстро переключаться, не теряться в стрессовых ситуациях и держать всё под контролем.

 

Ассистент руководителя. Сколько зарабатывает

Доход ассистента зависит от нескольких вещей:

• опыта;
• количества задач;
• уровня ответственности;
• количества часов работы;
• навыков;
• масштаба проекта.

Новички обычно начинают с простых задач и небольшой занятости. Например, ответы клиентам, ведение календаря, помощь с таблицами, поиск информации. Зарабатывают они не много, но здесь важно понимать — профессиональный рост здесь очень быстрый.

Если ассистент показывает себя как ответственный человек, доход начинает увеличиваться. Через несколько месяцев хорошие ассистенты уже могут:

• вести работу с командой;
• контролировать процессы;
• брать сложные задачи;
• самостоятельно принимать решения.

И это уже совсем другой уровень оплаты.

Опытные ассистенты в крупных проектах зарабатывают очень достойно. Особенно если:

• умеют организовывать процессы;
• умеют работать самостоятельно;
• быстро решают проблемы;
• понимают онлайн-бизнес;
• умеют общаться с людьми.

Со временем некоторые ассистенты переходят на более высокие должности — проджект, операционный менеджер, руководитель отдела, продюсер. Доход у них становится значительно выше.

 

Обучение ассистентов руководителей

Навыкам, необходимым ассистентам сегодня обучиться не сложно. В интернете много информации по этому направлению:

• онлайн-курсы;
• бесплатные уроки;
• YouTube;
• Telegram-каналы;
• стажировки;
• обучение внутри проектов.

Но честно скажу: невозможно научиться этой профессии только по видео. Настоящий опыт, который ценят заказчики, приходит именно в работе, потому что одно дело — посмотреть урок про таблицы и вдумчиво сделать домашнее задание. И совсем другое — когда у тебя одновременно: горят дедлайны, ждут клиенты, руководитель просит срочную задачу, команда задаёт вопросы. Вот тогда и начинается настоящее обучение.

Для ассистента важнее всего не идеальный диплом, а навыки.

Но не нужно пытаться выучить всё сразу. Многие новички совершают ошибку и начинают скупать десятки курсов. На самом деле лучше:

1. Изучить базу.
2. Найти первую практику, первого заказчика или стажировку.
3. Начать работать.
4. Учиться уже в процессе.

Так прогресс идёт намного быстрее.

 

Вакансии ассистента руководителя, где искать

Вакансий на эту должность действительно много. Искать работу можно:

• на сайтах вакансий;
• в Telegram;
• в чатах онлайн-школ;
• через знакомых;
• в сообществах предпринимателей.

Много вакансий публикуется именно в Telegram-каналах. 

Но довольно часто руководители ищут помощников через рекомендации. Поэтому репутация здесь играет огромную роль. Даже один небольшой проект может дать огромный рост.

Часто первая работа оплачивается не очень высоко, но если человек быстро учится и показывает ответственность, хорошие предложения появляются довольно быстро.

 

Резюме ассистента руководителя

Из предыдущего пункта, про который я рассказала, становится ясно — резюме для ассистента руководителя очень важно. Это первое впечатление о вас как о специалисте.

Но здесь многие совершают ошибку: делают слишком сложные и перегруженные резюме. На самом деле руководители обычно смотрят очень быстро:

• кто вы;
• какой опыт;
• какие навыки;
• насколько вы адекватно умеете себя подать.

Хорошее резюме должно быть понятным, аккуратным, без огромных текстов, грамматических ошибок, без лишней информации.

Что желательно указать:

• имя;
• контакты;
• опыт работы;
• навыки;
• программы, которыми владеете;
• какие задачи выполняли;
• немного о себе
• отзывы;
• кейсы;
• примеры работы;
• сертификаты — это тоже можно добавить.

Но даже без опыта можно найти работу. Главное — показать ответственность, желание работать, готовность учиться и адекватность. Иногда это намного важнее идеального опыта.

 

Как правильно пройти собеседование на должность ассистента руководителя

Следующий этап после рассмотрения и одобрения вашего резюме — это собеседование. Многие его очень боятся, но на самом деле руководители часто смотрят не столько на опыт, сколько на самого человека, ведь ассистент — это человек, с которым придётся общаться каждый день.

На собеседовании обычно оценивают:

• как человек разговаривает;
• насколько он спокойный;
• умеет ли слушать;
• насколько он организованный;
• как реагирует на вопросы;
• умеет ли признавать ошибки.

Очень важно:

• приходить вовремя;
• быть в спокойной обстановке;
• заранее проверить интернет и звук;
• выглядеть аккуратно.

Перед собеседованием обязательно нужно изучить проект, посмотреть его соцсети, понять, чем занимается компания, подготовить вопросы. Когда человек вообще ничего не знает о проекте — это сразу заметно.

Также важно говорить честно. Не нужно придумывать опыт, которого нет. Руководители очень быстро чувствуют неискренность. Если опыта мало, лучше сказать: «Я пока начинающий ассистент, но быстро учусь и готова включаться в работу». Это вызывает намного больше доверия.

 

Ассистент руководителя. Перспективы роста

Некоторым кажется, что ассистент — это что-то временное и несерьёзное. Но в реальности именно через ассистентство огромное количество людей выросли в сильных специалистов и руководителей.

Почему так происходит? 

Потому что ассистент видит бизнес изнутри и понимает:

• как строятся процессы;
• как принимаются решения;
• как работает команда;
• как запускаются продукты;
• как строится онлайн-бизнес.

Это огромный опыт — не теоретический, а практический! Такого опыта не дадут ни на одном самом дорогом курсе. 

Через несколько лет работы ассистент начинает разбираться: в продажах, маркетинге, управлении, переговорах, клиентском сервисе, организации процессов. За 1–2 года в этой профессии можно получить огромное количество опыта и навыков, которые потом пригодятся практически в любой сфере.

И дальше можно расти куда угодно — в проджект менеджмент, продюсирование, руководство команд, становиться операционными директорами, HR, предпринимателями. Некоторые создают свой бизнес или онлайн-школы.

 

---

Профессия ассистента руководителя — это отличный вариант для тех, кто хочет начать работать онлайн.

И самое главное — в этой профессии можно очень быстро вырасти, если у вас есть основное качество ассистента — вы надежный человек, на которого можно положиться.

Все остальные знания легко можно получить и наработать.

 

Улыбнитесь))